問題 1
上司から「午後の説明に使うので、直近の売上を前年と比較してまとめてほしい」と頼まれた。 社内では国内と海外、受注額と返品控除後売上、月次と四半期の資料が別々に管理されている。 上司には今すぐ確認でき、提出まで4時間ある。
情報収集を始める前の対応として最も適切なものはどれか。
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同じ「売上」でも地域、集計基準、期間によって結果が変わるため、依頼の目的と条件を確認してから集める。上司に確認でき、時間もあるこの場面で推測する必要はない。資料を無選別に並べても説明には使いにくく、最大値だけを選ぶと依頼された前年比較を満たさない。
問題 2
上司へ提出する販売実績を調べると、今月作成された経理部の確定表は1,250件、半年前の営業部資料は1,310件と記載されていた。 確定表は返品控除後の出荷件数、営業部資料は取消しを含む受注件数で、対象期間の終了日も異なる。
二つの数値を扱う方法として最も適切なものはどれか。
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数値の差は誤りとは限らず、集計対象と期間が異なるために生じている。出典と定義を整理し、上司が説明目的に合う指標を選べる形で報告するのが適切である。新旧や大小だけで選ぶことも、異なる指標を平均することも、根拠のない数値を作ることになる。
問題 3
取引先へ送る研修案内を前年の文書から作成した。今年は開催日と参加費が変わり、担当部署の規程では、 社外案内は日程・金額・名義を担当課長が確認した確定版だけを送ることになっている。課長の確認はまだである。
秘書が送付前に行うこととして最も適切なものはどれか。
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変更された日程と金額を含む社外文書なので、必要項目と添付物を照合し、規程上の承認者が確認した版を送る。前年文書は参考にはなるが、今年の内容の正しさや承認を保証しない。下書きの判断を取引先へ委ねると、未確定情報を社外へ出すことになる。
問題 4
取引先Aへ見積書を送るメールを作成し、送信ボタンを押す前の最終確認で、取引先B向けの見積書を添付していることに気付いた。 A向けの承認済み見積書は別フォルダーにあり、送付期限までは20分ある。メールはまだ送信されていない。
秘書の対応として最も適切なものはどれか。
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誤りを送信前に発見しており、正しい承認済みファイルもあるため、送信を止めて差し替え、メール全体を再確認する。誤添付をあえて送れば他社情報の漏えいにつながり、ファイル名だけの変更では内容は直らない。本文だけを無説明で送る対応も、依頼された送付を完了していない。
問題 5
取引先20社へ送った申込案内で、本文の締切を「11月20日」と記載したが、承認済みの案内と申込フォームは「11月12日」であった。 送信から10分後に気付き、まだ申込みはない。機密情報の誤送信はない。
誤りに気付いた後の対応として最も適切なものはどれか。
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申込期限は相手の行動に影響する重要事項なので、早期に責任者へ報告し、正しい内容を確認して、何が誤りだったか分かる訂正を全送信先へ行う。フォームが正しくても本文との矛盾は残る。訂正であることを示さない再送は、どちらが有効かをさらに分かりにくくする。
問題 6
名刺管理台帳に「佐藤直子」という記録が二件ある。一件はX社営業部で会社メール、もう一件はY社企画部で別の会社メールである。 同一人物の転職か、別人かは分からず、それぞれ異なる面談履歴が紐付いている。統合前に本人識別情報を確認する社内手順がある。
台帳整理として最も適切なものはどれか。
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氏名だけでは本人を一意に識別できず、別人の履歴を混ぜる危険がある。会社、部署、連絡先、面談履歴などを照合し、同一人物と確認できた場合だけ所定手順で統合する。登録日の新旧だけで削除すると必要な履歴を失い、確認なしの統合も誤った顧客情報を作る。
問題 7
保存期間を終えた契約関係ファイルを今日廃棄する予定だったが、監査担当から「来月の監査が終わるまで、対象年度の契約資料を廃棄しないこと」と正式な通知が届いた。 手元のファイルはその対象年度に含まれる。
ファイルの扱いとして最も適切なものはどれか。
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個別の正式な保存通知が通常の廃棄予定に優先するため、対象資料を識別して廃棄を止め、解除まで追跡できる状態で保管する。通知を無視すれば監査に必要な資料を失う。一方、対象範囲を確認せず全資料を無期限保存することも、保管ルールを乱し必要な管理を曖昧にする。
問題 8
全社員が閲覧できる共有フォルダーで、複数社員の人事評価を含むファイルを見つけた。 社内規程では人事評価は限定フォルダーへ保存し、誤ったアクセス設定を発見した場合は情報管理責任者へ報告して指示を受ける。 秘書にはアクセス権を単独で変更する権限がない。
秘書の初動として最も適切なものはどれか。
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限定すべき情報が広く閲覧可能なので、これ以上共有せず、権限を持つ責任者へ事実を報告して規程どおり是正する。ファイル名の変更はアクセス制御にならず、放置すれば露出が続く。無断削除は証跡や原本を失わせ、秘書の権限も越える。
問題 9
書類フォルダーの在庫は120冊で、今後10日間の通常業務に25冊、10日後の説明会に100冊必要である。 発注から納品まで7日かかり、説明会後も20冊を予備として残す社内基準がある。秘書には通常備品を発注する権限がある。
現時点で必要な発注数として最も適切なものはどれか。
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必要量は通常使用25冊、説明会100冊、残す予備20冊の計145冊で、現在庫120冊との差は25冊である。納期が7日なので今発注すれば10日後に間に合う。5冊では説明会分だけを満たして予備が残らず、100冊では現在庫を無視した過剰発注になる。
問題 10
共用複合機が大きな異音を出し、同じ場所で三回紙詰まりを起こした。煙や火花、強い発熱はないが、 原因は分からない。隣の部署の複合機を一時利用でき、社内には故障機器を使用停止表示して総務へ点検依頼する手順がある。
秘書の対応として最も適切なものはどれか。
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異音と同一箇所の反復故障があるため、無理な継続使用を避け、症状を記録して所定の点検へつなぐ。代替機があるので業務も継続できる。一時的な再起動だけでは原因は解消したといえず、表示なしの放置は別の利用者へ危険と故障を引き継ぐ。無権限の分解も適切でない。