問題 1
取引先の担当者から私的なメッセージで「当社の会長が亡くなったらしい」と連絡があった。 担当者自身も葬儀の日時や会社としての正式発表、遺族の意向を確認できていない。 上司は会長と面識があるが、現時点ではこの情報を知らない。
秘書の初動として最も適切なものはどれか。
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弔事では迅速さが必要でも、誤情報の拡散や遺族の意向に反する手配は避けなければならない。上司へは情報の確度を明示し、取引先の正式窓口から必要事項を確認して次の判断につなげる。葬儀場への無差別な照会や未確認の供花手配は、相手への配慮にも情報管理にも欠ける。
問題 2
取引先から届いた正式な訃報には「故人の遺志により、香典と供花は辞退する。弔電は受け付ける」と明記されている。 社内の慣例では、重要な取引先の弔事には通常、香典、供花、弔電を検討する。
この案内を踏まえた対応として最も適切なものはどれか。
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正式案内は香典と供花を辞退する一方、弔電は受け付けると区別しているため、その範囲を正確に守る。弔電の実施は上司の判断を仰ぎ、二重手配を防ぐため辞退内容を共有する。社内慣例や金額変更で相手の意向を上書きしてはならず、受け付ける弔意まで秘書が独断で中止するのも不適切である。
問題 3
上司と長く取引のある会社役員の通夜が、上司の変更できない出張中に行われる。 参列可否の回答期限は今日中で、社内規程では代理参列者の決定と弔電・香典の名義承認を部門長が行う。 部門長には連絡できる。
秘書の進め方として最も適切なものはどれか。
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期限内に対応しつつ権限を守るには、必要情報と実行可能な案を整理して、規程上の決定者である部門長へ判断を求める。秘書が代理者や名義を独断で決めるのは権限を越える。一方、上司不在を理由に何もしない、又は関係性を考慮せず欠席連絡だけで終えると、適切な弔意伝達の機会を失う。
問題 4
取引先の新店舗開業に合わせ、上司から祝い花の手配を頼まれた。開業日は分かっているが、 商業施設内の店舗で、施設による花の持込制限、搬入口、受取可能時間は確認できていない。 上司からは予算と名義の指示を受けている。
注文を確定する前の対応として最も適切なものはどれか。
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予算と名義が決まっていても、施設が受け入れられなければ祝いの目的を果たせない。注文前に先方又は施設の正式窓口で、品目、サイズ、搬入場所、時間を確認する必要がある。営業時間だけから搬入条件を推測したり、配送業者へ問題解決を委ねたりする対応では、受取拒否や業務妨害を招くおそれがある。
問題 5
上司宛てに要冷蔵の食品が届いたが、送り状の差出人欄が水濡れで読めず、同封物もない。 配送伝票番号は判読でき、社内では差出人不明の品を確認前に開封・配布しない規程である。 外箱に破損や異臭はない。
秘書の対応として最も適切なものはどれか。
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要冷蔵品の品質を保ちながら、推測せず追跡可能な情報で差出人を確認し、上司へ報告するのが適切である。確認前の配布は社内規程に反し、誤った相手への礼状は新たな失礼を生む。安全上の異常がないのに記録も確認もせず廃棄すれば、贈答の経緯を追えなくなる。
問題 6
前任者から引き継いだ贈答記録を見ると、三日前に受け取った品について、差出人と品名は記録されているが、 上司への報告欄と礼状送付欄が空白である。前任者へ連絡でき、礼状の控えを保管する共有フォルダーもある。
礼状処理として最も適切な進め方はどれか。
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空欄だけでは未処理とも処理済みとも断定できないため、社内で確認して重複送付と失念の両方を防ぐ。未処理なら上司への報告、礼状、記録更新までつなげる。確認前に礼状を重ねたり、受領記録を消したりするのは不適切であり、内部の記録不備をまず差出人へ説明する必要もない。
問題 7
20人の会議開始90分前に、議長の承認を受けて議題の順序と添付表の数値が変更された。 旧版は既に全出席者へメール送信され、会議室にも印刷済みである。出席者には社外参加者も含まれる。
改訂資料の扱いとして最も適切なものはどれか。
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全出席者が同じ承認済みの版を使えるよう、改訂であることと変更点を明示して再送し、短い残り時間を考えて受領も確認する。会議室の旧版を回収すれば混在を防げる。無通知の上書きや口頭説明だけでは、既に保存・印刷された旧版が残り、社外参加者だけを旧版にするのも会議進行を損なう。
問題 8
8人の会議で、終了時に回収する番号付き機密資料を8部用意した。当日、一人が欠席し、別の社員がオンラインで傍聴したいと申し出たが、 その社員の閲覧権限はまだ確認できていない。社内規程では、機密資料の電子送信には事前承認が必要である。
資料管理として最も適切なものはどれか。
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配布対象と部数を把握し、紙資料は権限のある出席者へ手渡して、未使用分を含め全8部を管理する。終了後は番号と回収部数を照合する。オンライン参加の希望だけでは閲覧権限や電子送信承認を満たさないため、確認前に送ってはならない。机上への放置や予備配布は所在不明の原因になる。
問題 9
会議終了後、総務部から借りた変換アダプター5個を返却しようとしたところ、4個しか見当たらない。 貸出記録には型番と個数があり、会議室はまだ施錠されておらず、参加者の一部も社内に残っている。
会議の事後処理として最も適切なものはどれか。
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まず記録と使用場所を基に追跡し、回収できなければ貸出元と上司へ事実を報告して所定の処理につなげる。私物との入替えは型番や資産管理を乱し、無報告の返却は原因究明を遅らせる。確認前に参加者を紛失者と扱うことも、根拠のない責任追及になる。
問題 10
翌日の出張で、上司は16時30分まで本社の会議に出席し、19時までに訪問先で受付を済ませる必要がある。 最安の行程は乗換えが二回あり、一回目の乗換え時間が5分、通常どおりでも到着は18時55分である。 30分早く到着する直通の行程は少し高いが旅費規程の範囲内で、変更も可能である。
秘書の出張手配として最も適切なものはどれか。
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最安行程は通常どおりでも受付の5分前到着で、乗換えや駅からの移動に遅れが出れば目的を果たせない。料金差だけでなく、固定された前後予定と必要な余裕を比較し、規程内で変更可能な直通案を提示するのが適切である。秘書が会議時間を独断で変えたり、受付時刻と到着時刻を同一視したりしてはならない。