問題 1
予約表に記載のない来客が受付で「社長が待っている。急いでいるので通してほしい」と言うが、 氏名、会社名、用件を尋ねても答えない。社長から予約外来客を直接通す指示はない。
秘書の初動として最も適切なものはどれか。
解説を見る
予約と身元を確認できず、直接案内する権限もないため、執務区域へ通さず必要事項を確認して面会可否を照会する。申告だけで通すと安全と機密を損ない、予定表を見せることも情報開示になる。一方、用件や緊急性を確認せず追い返すのでは、正当な急用へ対応できない。
問題 2
約束時刻に取引先が到着したが、上司は前の会議が延び、戻るまで約25分かかる見込みである。 上司からは「先方が待てなければ別日時を調整してほしい」と連絡があった。遅延理由には他社との交渉内容が含まれる。
来客への対応として最も適切なものはどれか。
解説を見る
来客には遅延への配慮と判断に必要な待ち時間を伝え、待機又は再調整の希望を確認する。交渉の詳細は待ち時間の説明に不要で、機密を漏らすおそれがある。見通しを伝えず一方的に待たせたり、相手から言い出すまで放置したりするのも接遇として不適切である。
問題 3
上司あての電話で、相手が「何時に戻るか」と尋ねた。予定表には午後の訪問先が二つあるが、 終了時刻はいずれも仮で、上司から帰社時刻の連絡もない。相手は折返しでも伝言でもよいと言っている。
電話応対として最も適切なものはどれか。
解説を見る
仮予定から帰社時刻を推測して約束せず、不確実であることを簡潔に伝えて折返し又は伝言に必要な情報を確認する。訪問先の開示は不要であり、相手の希望を聞かず翌日の再電話だけを求めると、用件の緊急度や適切な対応方法を判断できない。
問題 4
予定していた来客が受付に到着した。同時に上司から、20分後の会議で使う資料の数値を修正して共有するよう指示が来た。 来客は上司が5分後に迎える予定で、同僚へ受付案内を依頼できる。備品の通常補充依頼も一件届いているが、期限は翌週である。
優先順位を踏まえた対応として最も適切なものはどれか。
解説を見る
目前の来客を無言で待たせず、短い応対と上司への連絡を行う。同僚へ案内を依頼できるので、並行して20分後に必要な資料修正へ移れる。翌週期限の通常補充は影響が小さく後回しにできる。優先順位は単なる受付順ではなく、期限、相手への影響、代替可能性で決める。
問題 5
上司の予定表で、外部の三社が参加し会場変更が難しい商談と、社内担当者だけの個別面談が同時刻に重複していることに気付いた。 社内面談は同日中なら調整可能だが、秘書には予定を確定変更する権限が委任されていない。
秘書の対応として最も適切なものはどれか。
解説を見る
重複の解消には上司の判断が必要なので、変更可能性や関係者への影響を整理し、代案とともに報告する。社内面談の方が動かしやすくても、変更権限がない以上は独断で確定しない。判断後に双方へ一貫した連絡を行い、予定表と必要手配を更新する。
問題 6
上司の翌日の出張中止が確定した。列車、宿泊、訪問先との面談、現地へ届く資料便が手配済みである。 秘書には通常の予約取消しを行う権限があり、列車と宿泊は本日中なら取消料が低い。
取消し処理として最も適切なものはどれか。
解説を見る
出張中止は予定表だけでなく、費用が発生する予約、相手との面談、配送中の資料へ影響する。本日中の処理で取消料を抑えつつ、訪問先と配送担当へ速やかに連絡し、記録を更新する。代替出張者を決めることは通常の取消権限を越えるため、別途指示が必要である。
問題 7
社内の郵便取扱規程では、役員宛ての通常郵便は秘書が開封するが、「親展」と表示された封書は名宛人本人へ未開封で渡すことになっている。 上司宛てに親展表示のある封書が届いた。
この封書の取扱いとして最も適切なものはどれか。
解説を見る
問題文の規程では親展文書を本人へ未開封で渡すため、受領記録を残してその手順に従う。会社住所へ届いたことだけを理由に通常郵便と同じ扱いにはできない。秘書の判断で開封、共有、返送することはいずれも名宛人限定の取扱いに反する。
問題 8
秘扱いの契約案を送った社内担当者から、「無関係な取引先担当者をCCに入れて送信してしまった」と連絡があった。 社内手順では、誤送信を情報管理責任者へ直ちに報告し、送信取消しや削除依頼などの指示を受けることになっている。
連絡を受けた秘書の対応として最も適切なものはどれか。
解説を見る
秘扱い情報が権限のない社外宛先へ届いた可能性があるため、被害拡大を避けて所定の責任者へ直ちに報告し、組織の手順で回収や削除依頼を進める。正しい相手への再送だけでは誤送信先に残る情報へ対応できず、関係者でないからと放置することも適切でない。
問題 9
20人の会議開始1時間前、設備故障のため会場を同じ建物の別階へ変更することが確定した。 新会場には必要機材があるが、出席者にはまだ知らせておらず、旧会場へ向かう社外参加者もいる。
会議準備として最も適切なものはどれか。
解説を見る
直前変更では、全員へ同じ確定情報を速やかに伝え、届いたか確認する必要がある。旧会場へ来る人のための案内と、新会場の機材確認も行えば、通知を見落とした参加者と開始時の不具合に備えられる。予定表だけの変更や対象を限定した連絡では不十分である。
問題 10
翌日必着の重要書類が「移転先不明」で返送された。宛先台帳は半年前のままで、取引先公式サイトには新住所が掲載されている。 再送が期限に間に合うかは、配送方法を確認しなければ分からない。
秘書の対応として最も適切なものはどれか。
解説を見る
最新住所を信頼できる経路で確認し、期限への影響を早く報告した上で、文書の重要度に合う再送方法を選ぶ。封筒だけを直して台帳を残すと同じ誤りが再発し、普通郵便で翌日必着を保証できるとも限らない。返送を放置すれば期限対応の選択肢を失う。